Vertrouwen herwinnen in de aanpak van projecten

Path

Categorie: Project management & consulting Leestijd: 12 minuten

“Over winnaars en verliezers in de voorzichtige wereld van morgen”

Wij mensen bouwen steden, drukken ons uit via kunst en vergroten ons begrip van de wereld door wetenschap en logica. Tegelijkertijd zijn we vooringenomen en gedragen we ons vaak op een manier, die diezelfde wetenschap en redeneringen negeert.

Dat wij logica toepassen en tegelijkertijd tarten, maakt de mensheid rijk en complex. Het is ook de reden, dat vooruitlopen op hoe de wereld zal veranderen na de COVID-19-pandemie, onmogelijk is en altijd gepaard gaat met onzekerheden. Zelfs nu de wereld ook in Nederland weer stap voor stap opengaat. Sommige effecten zijn verstandige uitkomsten van gebeurtenissen en reacties. Andere zijn onzinnige reacties (zoals het hamsteren van toiletpapier) door een cognitief wereldbeeld. Hoewel ook ik niet weet hoe anders onze toekomst eruit zal zien, heb ik wel een aantal ideeën over de manier waarop we voortaan projecten aanpakken in de nieuwe realiteit. Want ook voor projectmanagement zal de dagelijkse praktijk er anders uitzien. Sterker nog, projecten oppakken met de nieuwe maatregelen is een project op zich. Wat kun je verwachten?

Wat we denken dat gebeuren zal, zal niet gebeuren…

Laten we, voordat ik verder inzoom op enkele gevolgen voor projecten in de dagelijkse bedrijfspraktijk en strategie (zoals meer werken op afstand en weerstand tegen gedeelde werkplekken), eerst stilstaan bij waarom logisch beredeneerde voorspellingen fout zullen blijken. 

Wij mensen gedragen ons niet rationeel! 

In plaats daarvan vertonen we juist onlogisch gedrag, gevoed door cognitieve vooroordelen. Er zijn verschillende informatieve overzichten en kaarten van cognitieve vooroordelen. Sommige factoren spelen een belangrijke rol in de voorspelling van het leven na COVID-19, onder meer:

Weerstand tegen verlies

Het gevoel dat het beter is om een verlies te vermijden dan een gelijkwaardige winst te behalen. In experimenten, waarbij mensen gevraagd worden hoeveel ze zouden moeten winnen om het risico te lopen om € 100 te verliezen bij het opgooien van een munt, is het antwoord altijd meer dan € 200 (bron: Kahneman, D. Trevsky, A.,(1979), Econometrica, Vol. 47, No. 2., pp. 263-292). We houden er echt niet van om dingen te verliezen.

De evolutie heeft ons geleerd om voorzichtig te zijn. Wanneer de prehistorische mens op jacht ging om te overleven en iets in het gras zag, dat zowel een hert als een leeuw kon zijn, ging hij altijd uit van de leeuw en koos hij een andere dag om te jagen. De winst (voedsel) was minder waard dan het potentiële verlies (de dood). De meer optimistische oermensen werden immers al snel opgegeten en droegen niet meer bij.

Vooringenomenheid

De neiging om de kans op gebeurtenissen met grote impact, die vooraan in ons geheugen gegriefd staan, te overschatten. Dit wordt beïnvloed door hoe recent de herinneringen zijn, gecombineerd met hun emotionele lading. Mensen zullen COVID-19 voorlopig niet vergeten en geneigd zijn om zich overdreven te gedragen ten opzichte van het risico van een soortgelijke gebeurtenis of herhaling.

Voorspellingen voor projecten en ondernemingen

COVID-19 heeft onze manier van werken op grote en kleine schaal blijvend veranderend, dat merken we nu de wereld weer voorzicht aan opengaat goed. En de business case is voor veel projecten en ondernemingen mee veranderd. Ontwikkelplannen en prognoses sluiten niet meer aan bij de nieuwe realiteit. Brancheverenigingen hebben naar oplossingen voor op de 1,5-metersamenleving gezicht. Denk aan je kapper, de horeca, de zorg maar ook aan het onderwijs en de kunst- en cultuursector. Oplossingen worden gezocht en gevonden in nieuwe processen, producten en services, andere infrastructuren en verdienmodellen. Projectmanagers kunnen een verandering in de projecttypen verwachten naarmate de investeringen veranderen.

Bedrijven hebben een beperkt aantal resources en maken keuzes. Voor corona gestarte projecten worden heroverwogen. Na de corona-uitbraak ligt het accent meer op de kostenbesparing en harde feiten als terugverdientijd, rentabiliteit en netto contante waarde. De kwalitatieve baten zoals klantbeleving, klantwaarde, referentiewaarde en customer lifetime value worden nu veelal wel gekwantificeerd.

Meer bedrijfstakken komen in problemen, terwijl andere juist opbloeien. Als project management consultant zie ik, dat er een verschuiving in de projecttypes plaatsvindt naarmate de investeringen veranderen. Agile projectorganisaties leveren snel resultaten met gebruik van collaboratieve tooling en scrummethodiek. Het is belangrijk om zoveel mogelijk draagvlak te creëren en de ideeën van de stakeholders al in de opstelling mee te nemen vanaf het begin van het project om de kans op een go te vergroten.  

Veranderingen in de sectoren

De cruiseschip business rekent erop, dat het een generatie duurt om te herstellen van COVID-19, doordat men de heftige berichtgeving over langdurig vastzitten op het schip en de angst voor de gevolgen moeilijk van zich afschudt. De luchtvaartindustrie en de ondersteunende diensten worden om verschillende redenen getroffen. Dit zal de reissector én talloze andere sectoren beïnvloeden. Het werpt nieuwe uitdagingen op, maar zeker ook nieuwe kansen. En het zal zeker de keuze voor projecten, projectdoelstellingen en werkwijzen beïnvloeden:

  • Ten eerste hebben nu meer mensen geprobeerd om op afstand samen te werken. De knelpunten zijn opgelost en het leerproces doorlopen. Mensen vragen zich af of alle ontmoetingen voortaan nog wel persoonlijk moeten zijn. Die overweging zal voortduren. Een overstap naar bijvoorbeeld het afwisselen van remote met F2F zou zomaar een reductie van 50% betekenen. Het effect daarvan werkt ook door in de vervoersector, waaronder de luchtvaartindustrie
  • Ten tweede is de pandemie verergerd door het vliegverkeer en zijn er mensen gestrand in het buitenland, ver weg van hun familie. Veel mensen denken nu al anders over reizen, zijn terughoudender in hun vlieggedrag en zoeken hun vakantiebestemming dichterbij.

We zien nu al, dat de investeringen en de groei in collaboratieve tools, de gezondheidszorg, persoonlijke beschermingsmiddelen en een groot aantal andere industrieën toegenomen zijn. Online producten en diensten en business-to-consumer detailhandelsverkopen maakten ook een flinke groeispurt de afgelopen maanden. Het is denkbaar, dat we in dit online gedrag na de crisis nauwelijks veranderen. We zijn dan namelijk gewend geraakt aan het wegsnijden van de tussenpersoon en de logistieke en financiële voordelen. Bedrijven en consumenten richten zich dus meer op online en de fysieke dienstverlenende ondernemers en retail spelen daarop in door manieren te vinden om met inachtneming van de algemeen geldende nieuwe normen omtrent ‘veiligheid‘ meerwaarde te creëren in kwalitatieve factoren als klantbeleving en customer intimacy.

Project en persoonlijke veranderingen

Wat verandert er op projectniveau? We willen vaak wat we niet kunnen hebben: omdat we van thuis uit moesten werken en binnenshuis moesten blijven, wilden we het liefst naar buiten. Maar nu de beperkingen langzaam opgeheven worden, denk ik dat meer mensen vanuit huis willen blijven werken zodra ze merken dat ze kosten en tijd bespaard hebben op het woon-werkverkeer. Namensnederland.nl doet via een enquête onderzoek naar de zienswijze van burgers hierin. Zelf houd ik er rekening mee, dat (deels) op afstand werken vaste regel en het nieuwe normaal blijft, omdat de dreiging van een pandemie nooit helemaal verdwijnt. Of omdat de drempels op de weg hiernaartoe al voor corona genomen waren en we deze manier van werken inmiddels en masse omarmen.

Willen we echt 45 minuten rijden om op kantoor te zitten en werk te doen met de ervaring, dat we dit ook vanuit huis kunnen doen? Ja, F2F-vergaderingen zijn fijn en bieden absoluut voordelen, maar misschien is 2 of 3 dagen per week op kantoor al genoeg en kan de rest vanuit huis. Veel organisaties hadden vóór de pandemie al werk-van-huisprogramma’s en werkstructuren op afstand. Een bredere adoptie van deze ideeën is algemeen voorzien. Hot desking kan organisaties veel geld besparen door alleen al de kantoorruimte te verminderen.

Hoe zit het voortaan met kantoortuinen, high-fives en handen schudden? Kantoortuinen die de voorkeur hadden van voor wendbare teams, werden al lang voor COVID-19 bestempeld als ‘kiemfabrieken.’ Ik zie bovendien mensen die een koptelefoon dragen om geluidsoverlast tegen te gaan (hetgeen de kracht van de kantoortuin teniet doet). Zullen we in de toekomst bijvoorbeeld na een volgende uitbraak misschien dan toch standaard gezichtsmaskers zien? Wanneer medewerkers zich met legitieme gezondheids- en veiligheidszorgen melden, moeten ondernemingen hier goede oplossingen voor vinden en zullen zij huiverig zijn om F2F-teams te initiëren laat staan om ze af te dwingen.

Zullen mensen nog steeds willen deelnemen aan conferenties en persoonlijke trainingen in zalen, inclusief een geheel verzorgd, gemeenschappelijk buffet? Of worden goedkopere en meer tijdefficiënte, virtuele conferenties de norm? De toekomst zal het leren, maar wanneer we er nu al rekening mee houden, genereren we hier de wendbaarheid om snel (om) te kunnen schakelen indien nodig. Vertrouwen scheppen in projecten in onzekere tijden betekent dat je risico’s moet managen – dat je meer dan ooit rekening houdt met onzekere factoren en deze zoveel mogelijk beperkt.  Geen enkele projectmanager kan de onzekerheden voorspellen, maar kan de mate van onzekerheid in projecten wel inschatten en manieren vinden om deze te minimaliseren of soms zelfs uit te sluiten.

Waarom je juist nu advies moet inwinnen bij een projectmanagement specialist 

Deze crisis is tijdelijk. Ze zal voorbijgaan en de focus ligt dan op de terugkeer naar een ‘normaal’ leven, zij het een leven dat waarschijnlijk nooit helemaal hetzelfde zal zijn als voor de crisis.

Voor bedrijven ligt de focus voortaan op het weer rendabel uitvoeren van hun bedrijfsactiviteiten. En op het vinden van nieuwe operatie en verdienmodellen waarbij je hun identiteit trouw kunnen blijven ondanks de ingrijpende veranderingen. Daarvoor zijn aanpassingen nodig – aanpassingen in focus, op de tijdschema’s, verdienmodel, aanbod, begeleiding van je mensen enzovoort. En laten we eerlijk zijn: er wordt ook gezocht naar kansen om te profiteren van de wankelere positie van concurrenten. En dat alles leidt tot een enorme hoeveelheid veranderingen in lopende en geplande projecten, maar ook in de algehele strategie. 

Het is een kans voor organisaties om gebruik te maken van een effectieve PMO (project management office) om een sneller en beter herstel te realiseren. En wat nog belangrijker is, is dat het bedrijven in staat stelt om op strategische wijze hun groei en toekomstbestendigheid te versnellen, terwijl hun concurrenten nog steeds te maken hebben met de nasleep van het coronavirus. Dat zijn meer veranderingen dan jij ooit op je bord had! 

Het stelt jou voor een complexe, nieuwe uitdaging. Ondoenlijk? Nee, dat niet.

Projectmanagers houden zich doorgaans bezig met het bouwen van een nieuw product of dienst. Of met verbetertrajecten. En werken vervolgens samen met alle betrokkenen om de realisatie te bewerkstelligen. Op die manier was het opstarten en beheren van verandering altijd al onderdeel van ons dagelijkse werk.

Als projectprofessionals weten wij dus, hoe we de gevolgen van de huidige COVID-19-virus moeten aangrijpen en kunnen verzachten. We zijn vertrouwd met de stadia van verlies, weten hoe je draagvlak voor verandering creëert en hebben de modellen om het vertrouwen te meten. Met onze kennis en ervaring zijn wij goed uitgerust om jou en jouw onderneming te helpen een nieuwe toekomst tegemoet te treden. We weten dat de wereld van morgen een unieke combinatie van logisch en irrationeel gedrag zal zijn en gebruiken onze vaardigheden om snel in te spelen op de veranderingen.

Path