Je bedrijfsevenement hoogwaardig en uniek vormgegeven

Path

Categorie: Bedrijfsevenementen Leestijd: 9 minuten

Ook vandaag de dag is dit mogelijk: – hier in ons eigen geliefde kikkerlandje én op een veilige afstand…

Wij mensen hebben het nodig om elkaar persoonlijk te ontmoeten. Naarmate de maatregelen tegen het coronavirus in Nederland in rap tempo worden versoepeld, zoeken we elkaar steeds vaker op. Sinds 1 juli zijn grotere bijeenkomsten weer toegestaan. Niettemin zijn er ook nog een aantal ingrijpende maatregelen, die we aan moeten houden om verspreiding van het coronavirus zoveel mogelijk te voorkomen. Zo gelden er nog steeds reisbeperkingen en het blijft een vereiste dat bezoekers en deelnemers aan evenementen voldoende afstand tot elkaar bewaren. Met het oog op de veiligheid van de bezoekers zal de organisatie van elk evenement dan ook zorgvuldig en vakkundig moeten worden aangepakt. In Nederland is de evenementenbranche hier in de afgelopen periode ten volle op ingesprongen. Het streven is, om met inachtneming van de geldende beperkingen, evenementen te organiseren, met eenzelfde allure en hoogstaande kwaliteit als voor de Corona uitbraak. En dat zet een goed voorbeeld voor bedrijven die hun zakelijke evenementen, waaronder workshops, seminars, manifestaties e.d. weer willen oppakken. Hoe gaan we het aanpakken en hoe zou een professional ervoor zorgen dat jouw bedrijfsevenement de allure en kwaliteit behoudt in het ‘nieuwe normaal’? Je leest het in deze blog!

Professionals uit de evenementenbranche zetten al sinds jaar en dag projectmanagement tools en methodieken in, om evenementen te managen. En dat is niet zo vreemd. In wezen is het managen van een evenement niets anders als projectmanagement. Net als andere projecten hebben evenementen een duidelijk begin en einde. Ze zijn telkens weer uniek in de samenstelling van de projectteams en de omkadering van hun missie. Voorheen werd het belang van projectmanagement bij het plannen van evenementen niet onderkend door het bedrijfsleven. Ik zie om mij heen dat bedrijven die hun evenementen zelf in de hand nemen, deze trend nu toch oppakken. Al voor Corona zagen we het aantal vacatures voor senior eventprofessionals in Nederland en Europa toenemen. Projectmanagement m.b.t. bedrijfsevenementen en beloningsprogramma’s zit in de lift. Dit is een ontwikkeling die ik vanuit mijn professie als projectmanagement consultant van harte toejuich, maar het brengt ook nieuwe rollen en verantwoordelijkheden voor projectenmanagers van elk event, groot of klein, met zich mee.

De rol van de moderne Event-Projectleider

Het bereik van de moderne eventmanager reikt verder dan de agendaplanning, locatie beveiliging of selectie van een cateraar. Toch is een stereotype waar eventplanners nog te vaak mee geconfronteerd worden in het bedrijfsleven. Een gemiste kans, vind ik, want projectleiders van evenementen kunnen volgens mij, mits de kans daartoe wordt geboden, een veel belangrijkere rol vervullen in het grote geheel. Projectleiders van evenementen kunnen met goed werk beduidend bijdragen aan de realisatie van de overkoepelende bedrijfsdoelstellingen. Door het ontwikkelen en implementeren van gerichte eventstrategieën om bedrijfsdoelstellingen te bereiken, budgetten te maximaliseren, risico’s te minimaliseren en human resources te beheren. En nu nog meer, door het ontwikkelen en implementeren van strategieën rondom de Corona uitdagingen.

Verantwoordelijkheid nemen

Het is de verantwoordelijkheid van de event projectmanager om de standaarden en best practices in de evenementenindustrie te volgen. Project professionals rond evenementen vergroten de kans op succes bij bedrijfsevenementen, door de grote en kleine doelstellingen helder te maken en het proces te sturen en bewaken. Projectmanagers dragen de verantwoordelijkheid voor het naleven van schema’s, budgetten en tijdlijnen. En we zorgen voor een duidelijke communicatie naar alle betrokkenen toe. Het is onze taak om de verwachte return on investment en de return on opportunity te realiseren. Het volgen van PM-methodologieën en het gebruik van PM-tools maakt dit mogelijk.

Stroomlijning van processen komt de efficiëntie en effectiviteit van de evenementenplanning ten goede. Projectmanagement methodiek is echter geen kant-en-klare oplossing, bovendien is elk evenement uniek. De invulling van ieder project staat in het teken van de unieke karakteristieken van het evenement en moeten worden afgestemd op de organisatie en haar doelstellingen.

5 TIPS!

Nuttige instrumenten vanuit het projectmanagement die eventplanners wereldwijd helpen om evenementen te laten slagen en hoe jij ze kunt inzetten voor jouw bedrijfsevenementen:

  • Project omschrijving: Zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit, door de reikwijdte van het evenement te definiëren. Maak de strategische doelstellingen en de doelen van het evenement helder, en communiceer dit, voordat de planning van de activiteiten start.
  • Haalbaarheidsonderzoek: Bepaal of het evenement de gewenste return on investment en return on opportunity kan opleveren. De resultaten laten zien welke evenementen in de kiem moeten worden gesmoord. Je kunt het ook aanwenden om risico’s te evalueren en de voor- en nadelen te analyseren, bijvoorbeeld om thema’s, formats, tijd & datum en locatie van het evenement te bepalen.
  • Work Breakdown Structure (WBS): Verdeel de te verrichten werkzaamheden in hanteerbare kleine takenpakketten en split ze dan op in activiteiten. Om de vooruitgang gemakkelijk te kunnen monitoren en controleren, kun je de activiteiten vervolgens toewijzen aan een persoon, een tijdlijn en een budget.
  • Gantt Chart en Critical Path: Hiermee wordt de planning ondersteund en kunnen eventuele samenhangen visueel weergegeven worden. Zo wordt het kritieke pad belicht waarbij activiteiten die volgens planning opgeleverd moeten worden, worden geïdentificeerd. Je voorkomt zo, dat het hele project vertraging oploopt bij hindernissen.
  • Risicoregister: Bewaak de potentiële risico’s, de waarschijnlijkheid ervan en de mogelijke gevolgen. Het register bevat een lijst van risico-eigenaren en acties voor risicobeperking die genomen moeten worden als ze zich voordoen.

Deze instrumenten helpen de projectleider van post-Corona evenementen in het algehele project, maar ook juist in het managen van de oplossingen, voor de door de uitbraak gestelde uitdagingen. Met creatieve en deugdelijke oplossingen voor essentiële onderdelen kan je evenement ook nu de allure en aantrekkingskracht van weleer uitstralen.

Eten & Drinken

Er zijn tal van mogelijkheden om de catering op een veilige manier te faciliteren. De laatste tijd heeft de horeca zich bijzonder innovatief getoond. Denk maar eens aan alle afhaal- en bezorgopties die zijn opgezet. Zelfs toprestaurants als Beluga Loves You hebben laten zien dat het absoluut mogelijk is om je gasten een nieuwe en unieke ervaring te bieden.

Een vergelijkbare opzet kun je ook hanteren tijdens bedrijfsevenementen. Nogal wat evenementenlocaties hebben een start gemaakt met het aanbieden van maaltijden en hapjes in speciale gepersonaliseerde foodboxen. Ook drankjes worden in disposables geserveerd. Los daarvan zijn er verschillende ideeën in ontwikkeling om (gala)diners op een veilige manier mogelijk te maken.

Routing & Ruimte

Net zo belangrijk als veilige horeca-oplossingen is dat de deelnemers aan je bedrijfsevenementen tijdens de pauzes voldoende afstand kunnen houden. De ruimte op de evenementlocatie is dus bepalend voor het aantal deelnemers dat tijdens je evenement aanwezig mag zijn. Overigens zal de routing op de evenementlocaties aangepast moeten worden en voornamelijk eenrichtingsverkeer worden. Het vermijden van een opeenhoping van bezoekers zal het risico op besmetting sterk verminderen.

Communicatie & Branding

Voortaan (of op zijn minst voorlopig) zal de communicatie met de individuele bezoekers een belangrijke rol spelen. Deelnemers en bezoekers willen weten welke reisverbindingen en routes naar de evenementlocatie het minst druk zijn, op welke tijd ze gebruik kunnen maken van welke ingang, waar de lunch wordt geserveerd, welke ruimtes ze beter kunnen vermijden als het druk wordt en hoe ze zich veilig van de ene naar de andere activiteit kunnen bewegen. Op sommige locaties is het mogelijk om virtueel deel te nemen aan een sessie met een app, als de zaal op dat moment te vol is.

Naast de individuele bezoekerscommunicatie is er meer dan ooit behoefte aan goede bewegwijzering op de evenementenlocaties. Schermen en borden kunnen vrijwel altijd aan je eigen huisstijl worden aangepast, waardoor je merk en logo gedurende het hele evenement zichtbaar zijn. Er komen steeds meer mogelijkheden beschikbaar om een live evenement te verbinden met virtuele elementen. Hierdoor kunnen ook internationale bezoekers deelnemen aan je evenement. En net als op de live-locatie biedt een online omgeving mogelijkheden om je eigen huisstijl naar voren te brengen.

Samenvattend

Het is nu meer dan ooit tijd dat planners van bedrijfsevenementen de principes van projectmanagement toe gaan passen in hun dagelijkse routines. Dit levert voordelen op in termen van hogere efficiëntie, een beter rendement op de investering en een tijdige en budgetvriendelijke uitvoering als geheel. Bovendien helpt het om alle door Corona teweeggebrachte aanpassingen succesvol te beheren om zo te zorgen dat je evenement schittert met de allure, aantrekkingskracht en de hoge kwaliteit standaard van weleer en daarmee levert op de doelstellingen.

Eindelijk worden de voordelen die de toepassing van projectmanagementmethodologieën op de planning van evenementen met zich meebrengt, nu ook erkend door het bedrijfsleven. Projectmanagement zal een grotere rol gaan spelen in de toekomst van de evenementenbranche. Ik ben ervan overtuigd dat investeren in projectmanagement rondom bedrijfsevenementen dé manier is om ervoor te zorgen dat je evenementen significant bijdragen aan de grote bedrijfsdoelstellingen.

Bonus materiaal: nu tijdelijk gratis gids: Maak jouw EventPlanning Checklist op maat voor elk evenement

Bij het plannen en organiseren van een evenement heb je te maken met honderden details in diverse fases. Van de voorbereiding tot en met de logistiek op de dag van het evenement is er veel om bij te houden. Als je al die details zonder ondersteunende, logische planning en checklist uitvoert, zal het evenement chaotisch en stressvol verlopen. En dat werkt op z’n zachtst gezegd averechts op het resultaat. Dat is zonde!   

Geen twee evenementen zijn hetzelfde, dus zoiets als een goede one-size-fits-all evenementenplanner bestaat niet. Jouw evenement is uniek en moet uitsteken boven het grote aanbod van happenings. En natuurlijk je doelstellingen realiseren. En bovendien wil je een dermate indruk achterlaten, dat de mensen er nog lang over napraten.

Path